Hồi mới nộp đơn và có kết quả exchange, bản thân mình thật may mắn khi có những người bạn cùng khóa đi trước và chia sẻ các thủ tục trước và sau khi tới Nhật Bản. Nhưng thành thật thì những chia sẻ của các bạn đi trước chỉ giúp mình hình dung được một phần nhỏ xíu nào đó thôi. Còn khi qua thì hầu như mình cảm thấy mọi thứ như mới. Hoặc do là mình não cá vàng hoặc lũ bạn chỉ có tâm đến nỗi có quá nhiều thứ phải nhớ. Đợt Covid19 này đã làm kế hoạch của các bạn phá sản, học kỳ sau không có các alumni cho kì học gần nhất nên các bạn nộp hồ sơ tiếp theo sẽ lấn cấn. Mình là một trong những alumni gần nhất nên mình sẽ kể lại các thủ tục cần thiết (chứ thực ra kể kĩ thì mình cũng khá sure là bạn không nhớ hết đâu, và mình cũng không có nhớ kĩ để kể kĩ 🙂 )
1. Trước khi đi trao đổi
Thủ tục xét hồ sơ sẽ chia ra làm 2 giai đoạn (chung cho tất cả các trường trong danh sách trao đổi sinh viên): nộp hồ sơ cho trường xử lý, sau đó trường và (hoặc) bạn sẽ xử lý tiếp tục hồ sơ với các trường đối tác.
- Giai đoạn làm việc với trường: chuẩn bị CV và cover letter (kiểu tại sao mình muốn đi ấy, ghi sao cho dạt dào cảm xúc muốn rớt nước mắt). Do deadline khá sớm nên đợt đó mình chuẩn bị không kĩ lắm. Nếu được các bạn hãy làm kĩ từ đầu để các giai đoạn sau thì đỡ vất vả hơn. Ngoài ra, nhà trường cũng yêu cầu bạn cung cấp bảng điểm tính đến học kì hiện tại và mặt thông tin hộ chiếu để làm thủ tục trao đổi sinh viên.
- Giai đoạn làm việc với trường đối tác (cụ thể là trường Otaru University of Commerce (UOC)): sau khi IU đã hoàn thành thủ tục exchange cho bạn (khoảng thường sau 1 tháng kể từ deadline giai đoạn 1), trường OUC gửi khá nhiều form quan trọng cho việc cấp giấy Certificate of Eligibility (COE) và các thẻ cư dân (kiểu như CMND) cho bạn khi bạn nhập cảnh vào Nhât Bản. Ngoài ra, các form Word về thông tin liên lạc, kế hoạch học tập (nếu có nguyện vọng xin học bổng của quỹ JASSO thì các bạn cũng khi vào đây, vì form này cùng với GPA của các bạn là thủ tục chính để trường liên hệ với quỹ học bổng cấp cho bạn). Form Word này cũng yêu cầu bạn nêu động lực để tham gia trao đổi là gì, khá giống so với Cover Letter trường yêu cầu. Nên nếu bạn kĩ từ đầu thì chỉ cần copy vào, còn không làm kĩ lúc đầu như mình thì đây là cơ hội cuối cùng cho bạn ghi kĩ :). Bên cạnh đó, bạn cũng phải ra ngân hàng chứng minh tài chính với số tiền tối thiểu tương đương 3000 đô (bạn đứng tên hoặc người nhà đứng tên trong giấy xác minh tài chính đều được cả, nhưng với người nhà đứng tên thì bạn nên điền thông tin của người đứng tên trong form Word mình vừa nêu trên).
Hoàn thành các thủ tục cho hai giai đoạn này rồi thì chờ thôi. Khoảng sau hai tháng kể từ lúc bạn hoàn thành các thủ tục của trường OUC, bên đó sẽ trả kết quả lại cho bạn. Nhưng đừng lo lắng, hầu hết tất cả các bạn nộp đơn đều có Acceptance Letter cho việc tham gia trao đổi tại trường. Sau đó, các bạn kiên nhẫn chờ thêm một tháng nữa, kết quả học bổng JASSO sẽ được thông báo bởi OUC.
2. Sau khi có kết quả
Thường thì JASSO sẽ trả kết quả trước hai tháng so với thời điểm nhập học ở OUC, nên thời điểm này mua vé máy bay cũng không quá đắt và cũng không có rẻ. Do bay tới Hokkaido nên Việt Nam không có đường bay thẳng, phải bay quá cảnh ở Hongkong, Đài Loan hoặc Thái Lan hoặc Narita (hoặc Haneda) Nhật Bản. Giá vé khoảng 6tr5 đến 15tr tuỳ vào hãng hàng không bạn chọn. Sau khi có kết quả, OUC sẽ gửi bưu phẩm gồm các form cứng có dấu mộc của trường về phòng O2.604. Bạn lên đó lấy Document của mình về để tiếp tục thực hiện các thủ tục tiếp theo. Bạn sẽ được trường OUC yêu cầu gửi thông tin chuyến bay để sắp xếp Buddy ra sân bay đón bạn. Buddy đó sẽ cùng đồng hành với bạn trong một học kỳ trao đổi ở Nhật luôn. Ngoài ra, bạn sẽ điền thêm 2 form quan trọng khác là nhà ở và học tiếng nhật (nếu có nhu cầu, còn không thì bạn tự xử). Nhưng dorm ở Nhật khá xịn so với Việt Nam và rất rẻ so với mức sống ở bên đó, nên ngại gì không đăng kí ở dorm luôn cho tiện. Các giấy tờ làm Visa sẽ được OUC gửi về sau khi có kết quả JASSO. Bạn chỉ cần mang (1) Giấy Admission (tiếng Nhật và tiếng Anh), (2) giấy COE, (3) Hộ chiếu, (4) CMND, (5) Giấy chứng nhận sinh viên IU (liên hệ phòng O2.604) (các chị dễ thương sẽ giúp bạn có giấy đó). Tất cả gồm cả bản chính và bản photo không công chứng lên lãnh sự quán Nhật Bản trên đường 261 Điện Biên Phủ Quận 3 để làm Visa. Sau 2 tuần sẽ có kết quả, lệ phí đâu đó tầm 650,000 đồng cho visa single 6 tháng lưu trú. (Làm 6 tháng thôi nha, làm thời hạn 1 năm thì qua Nhật không được mua hàng miễn thuế đâu 🙂 ) 
3. Đổi tiền trước khi qua Nhật
Học bổng Jasso sẽ trả vào cuối tháng đầu tiên bạn qua và đầu các tháng tiếp theo (thường mùng 10 tây). Nhưng do Nhật có những ngày nghỉ (national holiday) nên ngày cấp học bổng những tháng đầu mới qua sẽ không như kế hoạch. Tổng số tháng bạn được nhận học bổng là 5 tháng. Và thường hai tháng đầu mới qua thì học bổng chưa có về. Thế nên, cứ tính tới trường hợp xấu nhất là hai tháng không có học bổng thì bạn cần đổi ít nhất là 150,000 Yên (mới qua bạn deposit cái dorm hết 40,000 Yên và mua những vật dụng cần thiết cũng cỡ 20,000 yên rồi). Nên cỡ 150,000 Yên mang theo là lời khuyên của mình cho bạn nào chi tiêu không quá tiết kiệm. Ngoài ra, các bạn nên làm thêm thẻ thanh toán quốc tế ở Việt Nam để mang qua Nhật, trong trường hợp khác là đồ hiệu sale mà lo lắng không đủ tiền mặt thì mình quẹt thẻ thôi :)). Do mình được JASSO nên mình chỉ làm Cash Card ở Nhật, nghĩa là VN không chuyển được tiền Nhật qua cho mình. Nên mình chia sẻ số lượng tiền đổi để sống sót trong hai tháng như trên. Còn bạn nào đi dạng không học bổng thì đừng lo lắng, Buddy sẽ chỉ bạn làm thẻ khác để VN chuyển tiền qua bạn vẫn có thể rút ra được. Do mình không làm thẻ đó nên mình không biết, bạn hãy liên hệ Buddy của mình để có thêm thông tin. 4. Tới Nhật Bản Khi đáp tới Nhật, việc nhập cảnh cũng khá lâu do phải làm thêm thẻ cư trú (Resident card), sau đó bạn ra Arrival Hall gặp Buddy rồi Buddy dẫn bạn về dorm. (bạn chủ động liên lạc với Buddy trước ngày bay thì dễ manage hơn nha). Sau khi về tới trường, Buddy sẽ dẫn bạn tới International Office (IO) để làm các thủ tục còn lại về Bank Note & Card, Insurance, Wifi, Student Card, các trang web học tập ở OUC (dạng như edu và bb ở IU), cách đăng kí môn học, add drop môn, etc. Kể từ lúc này, bạn phải là người chủ động. Những vấn đề trong thủ tục hành chính khác mà bạn không biết, hoặc bạn nhận được giấy tờ trong mailbox tại trường hoặc tại dorm bằng tiếng Nhật mà bạn không biết đọc thì đừng ngại hỏi các thầy cô trong IO hoặc Buddy của bạn. Đây là vài thông tin cơ bản bạn cần phải biết để chuẩn bị thủ tục cho chương trình trao đổi sinh viên ở Nhật nói chung và ở OUC nói riêng. Đừng ngần ngại nộp hồ sơ, nếu lỡ có rớt thì lần sau nộp tiếp miễn là bạn muốn đi. Mình nộp hai lần mới đi được đó hihi. 
